Od czego zależy wysokość kary
Kara umowna wynika z umowy, a nie z ogłoszenia, więc wzór umowy z SWZ jest jedynym miarodajnym źródłem. Kodeks cywilny pozwala zastrzec karę za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego, a sąd może ją miarkować, gdy jest rażąco wygórowana (zobacz art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego). Na to jednak nie licz przy kalkulacji, bo miarkowanie to spór po fakcie, a nie plan.
W ustawie Prawo zamówień publicznych zamawiający ma swobodę kształtowania kar, ale musi je opisać w umowie. Każda kara ma trzy elementy, które wpływają na liczbę w Twoim arkuszu.
- Podstawa naliczania, czyli wartość całej umowy, wartość etapu albo wartość niewykonanej części. Różnica bywa dziesięciokrotna.
- Stawka, najczęściej procent za dzień opóźnienia albo kwota stała za zdarzenie.
- Limit łącznej kary, na przykład 20 albo 30 procent wynagrodzenia, albo jego brak.
Przykład z założeniami, które możesz zmienić
To ilustracja, a nie dane rynkowe. Załóżmy umowę o wartości 400 000 zł netto realizowaną w trzech etapach i marżę 12 procent, czyli 48 000 zł. Kara za opóźnienie wynosi 0,2 procent za dzień.
Wariant A. Podstawą jest wartość etapu, tu 100 000 zł. Dzień opóźnienia kosztuje 200 zł. Dziesięć dni opóźnienia to 2 000 zł, czyli niecałe 5 procent marży.
Wariant B. Podstawą jest wartość całej umowy. Dzień kosztuje 800 zł, dziesięć dni to 8 000 zł, czyli jedna szósta marży. Trzydzieści dni opóźnienia to 24 000 zł, połowa zysku z całej umowy.
Wariant C. Podstawą jest wartość całej umowy i nie ma limitu. Po sześćdziesięciu dniach kara wynosi 48 000 zł, czyli dokładnie całą marżę, a dalej pracujesz do straty.
Ta sama stawka, trzy bardzo różne scenariusze. Dlatego samo hasło "0,2 procent za dzień" w streszczeniu niczego nie mówi, dopóki nie sprawdzisz podstawy i limitu. Podobny rachunek dla całej oferty pokazuje artykuł czy opłaca się startować w przetargu.
Zapisy SWZ i umowy, które warto znaleźć przed kalkulacją
Kary rzadko leżą w jednym miejscu. Część jest w rozdziale o warunkach umowy, część we wzorze umowy, a część w załączniku z opisem przedmiotu zamówienia. Wypisz je wszystkie, zanim zaczniesz liczyć.
- Kara za opóźnienie w wykonaniu całości i poszczególnych etapów, z podstawą i limitem.
- Kara za opóźnienie w usunięciu wad w okresie gwarancji, często liczona od wartości umowy.
- Kara za odstąpienie od umowy z winy wykonawcy, zwykle w procentach całego wynagrodzenia.
- Kary za brak zatrudnienia na umowę o pracę, za zmianę podwykonawcy bez zgody lub za brak zapłaty podwykonawcom.
- Kary za brak dokumentów w terminie, na przykład polisy, harmonogramu, raportów.
- Zasada łączenia kar i dochodzenia odszkodowania ponad ich wysokość.
- Kary, które może naliczyć wykonawca wobec zamawiającego, bo ich brak oznacza, że ryzyko jest jednostronne.
Przy kilkudziesięciu stronach dokumentów szukanie ręczne trwa i łatwo coś pominąć. Analiza SWZ zbiera zapisy o karach, terminach i odpowiedzialności w jednej liście z numerami stron, więc liczysz od razu na podstawie pełnego obrazu. Raport nie ocenia prawnie, czy kara jest wygórowana. Przy spornych klauzulach pomoc prawnika ma sens, co porównujemy w artykule analiza SWZ przez prawnika czy program.
Jak wpływa kara na decyzję o starcie
Dopisz do rachunku kolumnę ryzyka. Weź najbardziej prawdopodobny scenariusz opóźnienia, na przykład 10 dni przy uzgodnieniach z zewnętrznymi urzędami, i policz karę według zapisu z SWZ. Odejmij ją od marży. Jeśli wynik wciąż jest dodatni i mieści się w tolerancji firmy, startujesz. Jeśli opóźnienie, na które nie masz wpływu, zjada połowę marży, wycena musi to uwzględnić albo ofertę trzeba odpuścić.
Odróżniaj opóźnienie z własnej winy od tego, za które odpowiada zamawiający. Zapisy o przedłużeniu terminu przy zwłoce zamawiającego, o zmianie umowy z powodu okoliczności zewnętrznych i o waloryzacji zmniejszają ryzyko. Ich brak je zwiększa. Z kosztem pracy nad dokumentami liczysz je razem z kosztami z artykułu o przygotowaniu oferty przetargowej.
Zapisy o wadium i zabezpieczeniu należytego wykonania dodają koszt kapitału, który także należy wpisać do arkusza. Szczegóły opisuje wpis o wadium w przetargu, a o tym, jak płatność po odbiorze wpływa na płynność, termin płatności w przetargu publicznym.
Co zrobić, gdy kary w SWZ są zbyt wysokie
Masz trzy drogi. Pierwsza to pytanie do zamawiającego w terminie wskazanym w SWZ, z prośbą o zmianę podstawy naliczania albo wprowadzenie limitu. Zamawiający odpowiada wszystkim wykonawcom, więc argument liczbowy działa lepiej niż ogólny sprzeciw. Druga to odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej przy zapisach niezgodnych z ustawą, co wymaga kosztów i czasu. Trzecia to wycena z rezerwą na ryzyko albo rezygnacja z postępowania.
Pytania do zamawiającego mają termin, więc notuj go przy każdym postępowaniu. Kalendarz w Proponuj przypomina o terminie pytań, zanim będzie za późno. Jeśli wykonujesz usługi, w których kary są szczególnie dotkliwe, zobacz przykłady na stronach o przetargach na sprzątanie, na ochronę i na usługi projektowe.
Jakie kary umowne mogą być w przetargu publicznym?
Najczęściej za opóźnienie wykonania lub usunięcia wad, za odstąpienie od umowy z winy wykonawcy, za brak zatrudnienia na umowę o pracę i za niewłaściwe rozliczenie z podwykonawcami. Każdą określa wzór umowy w SWZ, razem ze stawką i limitem.
Czy kary umowne w przetargu można negocjować?
Nie w trakcie przetargu na zasadzie rozmów jeden na jeden. Możesz zadać pytanie do SWZ w wyznaczonym terminie, a zamawiający może zmienić zapis i poinformować wszystkich wykonawców. Po podpisaniu umowy zmiany są możliwe tylko w granicach przewidzianych w umowie.
Ile wynoszą kary umowne w zamówieniach publicznych?
Ustawa nie podaje jednej stawki. W praktyce spotyka się ułamki procenta za dzień opóźnienia, od kilku do kilkudziesięciu procent wartości umowy za odstąpienie, często z limitem łącznym. Policz konkretnie według własnego SWZ.
Czy analiza SWZ wskazuje kary umowne?
Tak, wyszukuje zapisy o karach, terminach i odpowiedzialności z numerem strony dokumentu. Ocenę, czy kara jest zasadna prawnie, a także decyzję o starcie, podejmuje Twój zespół lub prawnik.
Sprawdź kary w SWZ, zanim zaczniesz liczyć
Wgraj dokument do jednorazowego demo analizy SWZ i zobacz listę kar z numerami stron. Do stałej pracy wybierz plan w cenniku.