Prosty wzór opłacalności oferty
Weź cztery liczby. Marżę, jaką zostawia umowa po wszystkich kosztach (w złotych, nie w procentach). Szansę wygranej, którą oszacujesz z własnej historii, na przykład jedna wygrana na osiem ofert to 12,5 procent. Koszt przygotowania oferty, czyli godziny zespołu, wadium, opłaty za dokumenty. Koszt finansowania, czyli odsetki od kapitału zamrożonego w wadium, zabezpieczeniu i terminie płatności.
Oczekiwana wartość oferty to marża razy szansa wygranej, minus koszt przygotowania i finansowania. Jeśli wynik jest dodatni, startujesz. Jeśli ujemny, szukasz tańszego sposobu przygotowania oferty albo innego postępowania.
Przykład z założeniami, które możesz zmienić
To ilustracja, a nie dane rynkowe. Załóżmy umowę o marży 30 000 zł, szansę wygranej 15 procent i koszt przygotowania oferty 1 800 zł. Oczekiwana wartość wynosi 30 000 razy 0,15, czyli 4 500 zł, minus 1 800 zł, czyli 2 700 zł na plus przed kosztami finansowania.
Zmień jedną liczbę. Przy szansie 5 procent oczekiwana wartość spada do 1 500 zł i po odjęciu kosztu oferty zostaje ujemna, minus 300 zł. Przy tej samej szansie, ale koszcie oferty obniżonym do 900 zł, rachunek znów jest dodatni. Dlatego czas przygotowania oferty jest dźwignią, którą kontrolujesz. Szerszy rachunek godzin opisuje artykuł o koszcie przygotowania oferty przetargowej.
Zapisy SWZ, które zmieniają wynik rachunku
Marża z ogłoszenia rzadko jest marżą z umowy. Najczęściej obniżają ją zapisy, które widać dopiero po przeczytaniu całej dokumentacji.
- Kary umowne wysokie wobec wartości zamówienia i liczone od dnia opóźnienia bez limitu.
- Płatność po odbiorze całości zamiast po etapach, co wydłuża zamrożenie kapitału.
- Brak waloryzacji przy umowie wieloletniej, gdy rosną koszty materiałów i pracy.
- Warunek udziału, którego nie spełniasz, na przykład wykaz usług o większej wartości niż Twoje referencje.
- Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania, szczegółowo w artykule o wadium w przetargu.
Płynność ma tu duże znaczenie, bo dopóki zamawiający nie zapłaci, wykonujesz zlecenie za własne pieniądze. Dobrze jest ocenić wpływ takiej umowy na budżet i płynność finansową firmy jeszcze przed złożeniem oferty.
Kiedy odpuścić przetarg
Odpuść, gdy nie spełniasz warunku udziału i nie możesz go uzupełnić zasobami podmiotu trzeciego. Odpuść, gdy termin realizacji wymusza pracę ponad możliwości zespołu, a kary są wysokie. Odpuść, gdy kryteria oceny faworyzują cenę, a Twoja struktura kosztów nie pozwala zejść poniżej konkurencji bez straty. Opis kryteriów znajdziesz w artykule o kryteriach oceny ofert.
Ta decyzja jest tania, jeśli podejmujesz ją po kilku minutach na podstawie listy wymagań. Jest bardzo droga, jeśli podejmujesz ją po trzech dniach kalkulacji.
Jak obniżyć koszt decyzji i oferty
Największy koszt oferty to pierwsze przeczytanie dokumentacji. Analiza SWZ skraca ten etap, bo daje listę warunków udziału, kar, terminów i dokumentów z numerami stron, więc decyzję o starcie podejmujesz przed kalkulacją. Radar przetargów filtruje ogłoszenia po kodach CPV i regionie, a komplet oferty przygotowuje szkice formularzy do sprawdzenia i podpisu. Raport nie wylicza ceny i nie składa oferty, to nadal praca Twojego zespołu.
Jeśli składasz kilka ofert miesięcznie, porównaj abonament ze swoim kosztem godzin w cenniku. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje 15 analiz SWZ, plus 23 procent VAT.
Jak oszacować szansę wygranej bez zgadywania
Najlepszym źródłem jest własna historia. Zapisuj każdą złożoną ofertę z wynikiem: wygrana, przegrana ceną, odrzucona formalnie. Po kilkunastu ofertach widzisz, ile przegrywasz przez cenę, a ile przez braki w dokumentach. Te drugie da się zlikwidować, więc od nich zacznij.
Podziel historię na rodzaje postępowań. Szansa w małych zamówieniach z kryterium samej ceny jest zwykle inna niż w zamówieniach, gdzie liczą się doświadczenie i organizacja pracy. Wspólna średnia z obu grup myli, bo ukrywa, gdzie naprawdę opłaca się startować. Zasady wyboru ogłoszeń pod Twój profil opisuje strona o przetargach dla małych firm.
Dwa pytania pomagają skorygować szacunek. Ilu wykonawców zwykle składa oferty w tego typu postępowaniach u danego zamawiającego i czy Twoja oferta ma cechę, która wyróżnia ją poza ceną, na przykład doświadczenie w podobnym obiekcie, lokalizację albo szybszy termin. Jeśli odpowiedź na drugie brzmi nie, zakładaj niższą szansę.
Czy opłaca się startować w przetargach publicznych?
Opłaca się, gdy oczekiwana marża pomnożona przez szansę wygranej przekracza koszt przygotowania oferty z wadium i kosztami finansowania. Dla małych zamówień o niskiej marży i dużej konkurencji rachunek często wychodzi ujemnie.
Ile procent ofert przetargowych trzeba wygrać, żeby się opłacało?
Zależy od marży i kosztu oferty. Podziel koszt przygotowania jednej oferty przez zysk z jednej wygranej. Jeśli oferta kosztuje 1 000 zł, a wygrana daje 20 000 zł zysku, próg wynosi 5 procent wygranych ofert.
Kiedy lepiej odpuścić przetarg?
Gdy nie spełniasz warunku udziału, termin realizacji wymusza koszty ponad marżę, kary są nieproporcjonalne do wartości umowy albo płatność po odbiorze całości zablokuje Ci płynność. Szybka analiza SWZ pozwala odpuścić przed poświęceniem godzin.
Czy analiza SWZ pomaga w decyzji o starcie?
Tak, bo wskazuje warunki udziału, kary, terminy i dokumenty z numerem strony, zanim zaczniesz kalkulację. Decyzję o udziale i cenie nadal podejmuje Twój zespół.
Sprawdź SWZ, zanim zaczniesz liczyć
Wgraj dokument do jednorazowego demo analizy SWZ i zobacz listę wymagań z numerami stron. Do stałej pracy wybierz plan w cenniku.