Ile wynosi zabezpieczenie i kiedy zamawiający może je żądać
Zasady opisują art. 449 do 453 ustawy Prawo zamówień publicznych (zobacz tekst ustawy w ISAP). Zamawiający może żądać zabezpieczenia w wysokości do 5 procent ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania, gdy cenę ustala się inaczej. Obowiązku żądania nie ma, więc część SWZ w ogóle go nie wymaga, a część ustawia je na poziomie 3 albo 5 procent.
Zabezpieczenie wnosi się najpóźniej w dniu zawarcia umowy. Jeżeli zamawiający wymaga go w SWZ, a Ty nie wniesiesz go w terminie, umowa nie zostanie podpisana, a wadium z przetargu może zostać zatrzymane. To częsty i drogi błąd przy ofertach składanych na ostatnią chwilę.
Zabezpieczenie nie jest tym samym co wadium. Wadium zabezpiecza ofertę i wraca po zawarciu umowy. Zabezpieczenie należytego wykonania zabezpiecza umowę i trwa do jej odbioru, a często także przez okres rękojmi lub gwarancji.
Formy wniesienia i czym się różnią w praktyce
Ustawa dopuszcza kilka form. Wybierasz tę, która najmniej obciąża płynność firmy.
- Pieniądz przelewem na rachunek wskazany w SWZ. Najprostsza forma, ale kapitał jest zamrożony do zwrotu.
- Poręczenie lub gwarancja bankowa. Bank pobiera prowizję i zwykle wymaga zabezpieczenia na limicie firmy.
- Gwarancja ubezpieczeniowa. Płacisz składkę, a gotówka zostaje w firmie. To częsty wybór dla firm, które mają kilka umów jednocześnie.
- Poręczenia podmiotów prowadzących działalność poręczeniową, na przykład spółek funduszy poręczeniowych.
- Weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.
Art. 452 pozwala zmienić formę w trakcie umowy, pod warunkiem że zabezpieczenie pozostaje nieprzerwane. Możesz więc wpłacić gotówkę na starcie, a po rozliczeniu największego etapu zastąpić ją gwarancją. Sprawdź w SWZ, czy zamawiający nie zawęził katalogu form i jakie wymagania stawia treści gwarancji. Przy gwarancji tekst musi być bezwarunkowy i płatny na pierwsze żądanie, bo inaczej zamawiający jej nie przyjmie.
Kiedy zabezpieczenie wraca i dlaczego 30 procent czeka latami
Zwrot jest podzielony. Zamawiający zwraca albo zwalnia 70 procent kwoty w ciągu 30 dni od wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane. Pozostałe 30 procent może zatrzymać na poczet roszczeń z tytułu rękojmi za wady i zwraca je nie później niż w 15 dni po upływie okresu rękojmi. Przy robotach budowlanych rękojmia lub gwarancja trwa zwykle kilka lat.
Przy zabezpieczeniu w pieniądzu zamawiający zwraca je razem z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było przechowywane. Nie dostajesz więc oprocentowania rynkowego, tylko to, co dał rachunek zamawiającego, a często jest to niewiele.
Przykład z założeniami, które możesz zmienić
To ilustracja, a nie dane rynkowe. Umowa na roboty o wartości 800 000 zł brutto. SWZ wymaga zabezpieczenia 3 procent, czyli 24 000 zł. Umowa trwa osiem miesięcy, rękojmia pięć lat. Zakładamy, że koszt kapitału firmy (kredyt obrotowy lub utracone zyski) to 8 procent rocznie, a składka za gwarancję ubezpieczeniową 1,5 procent rocznie od sumy gwarancyjnej. Oba założenia podstaw własnymi.
Wariant A, gotówka. 24 000 zł zamrożone przez osiem miesięcy plus 30 dni na zwrot, razem około dziewięciu miesięcy. Koszt kapitału: 24 000 zł x 8 procent x 9/12 = 1 440 zł. Potem 7 200 zł (30 procent) zostaje zamrożone na pięć lat: 7 200 zł x 8 procent x 5 = 2 880 zł. Razem 4 320 zł, w tym pieniądze, których nie masz do dyspozycji przez pięć lat.
Wariant B, gwarancja ubezpieczeniowa na cały okres. Składka 1,5 procent rocznie od 24 000 zł to 360 zł rocznie. Przez pierwszy rok (umowa i zwrot) płacisz 360 zł, a przez pozostałe pięć lat gwarancja może opiewać już tylko na 7 200 zł, więc składka spada do około 108 zł rocznie, czyli 540 zł. Razem około 900 zł i gotówka zostaje w firmie.
Wniosek. Przy tych założeniach gwarancja jest tańsza o około 3 400 zł, a przede wszystkim nie zamraża 7 200 zł na pięć lat. Przy małym zabezpieczeniu i krótkiej umowie różnica maleje, a koszt formalności gwarancji może przeważyć. Dlatego policz to w arkuszu przed ofertą, a nie przy podpisaniu umowy. Kary, które zamawiający może potrącić z zabezpieczenia, policzysz na przykładzie w artykule o karach umownych w przetargu publicznym.
Co sprawdzić w SWZ i we wzorze umowy
Zapis o zabezpieczeniu rozproszony jest po kilku dokumentach, a tam, gdzie SWZ mówi jedno, wzór umowy potrafi dodać szczegół. Zanim wycenisz ofertę, wypisz:
- Wysokość zabezpieczenia i podstawę naliczenia, czyli cenę brutto, netto czy wartość maksymalną.
- Dopuszczone formy i wymagania wobec treści gwarancji.
- Termin wniesienia i skutki jego przekroczenia.
- Zasady zwrotu, czyli podział 70 i 30 procent oraz długość rękojmi.
- Możliwość zmiany formy zabezpieczenia w trakcie umowy.
- Czy zabezpieczenie obejmuje też roszczenia z gwarancji jakości, a nie tylko z rękojmi.
Przy robotach drogowych i budowlanych ta lista zwykle jest najdłuższa, bo zabezpieczenie i okres gwarancji trwają najdłużej. Zobacz, jak wygląda to przy przetargach na roboty drogowe, a przy dostawach i usługach okres jest krótszy, co opisujemy na stronie o przetargach na dostawy.
Jak wpisać koszt zabezpieczenia do kalkulacji oferty
Zabezpieczenie nie jest kosztem, dopóki wraca, ale jego koszt finansowy trafia do ceny. Dodaj do kalkulacji składkę lub prowizję albo koszt kapitału liczony od kwoty i czasu zamrożenia, tak jak w przykładzie powyżej. Dolicz też koszt pracy osoby, która załatwia gwarancję, oraz ryzyko, że termin wniesienia wypadnie w tygodniu urlopowym. Oferta, w której pominiesz te pozycje, jest tańsza tylko na papierze. Podobnie jak przy rażąco niskiej cenie w przetargu lepiej mieć w arkuszu każdą pozycję, niż tłumaczyć brak jednej po wezwaniu zamawiającego.
Jak Proponuj pomaga przed złożeniem oferty
Analiza SWZ wyciąga z dokumentacji wysokość zabezpieczenia, formy, termin wniesienia, zasady zwrotu i okres rękojmi, każdy zapis z numerem strony. Dostajesz te dane w jednej liście, zanim kosztorysant zacznie liczyć. Kalendarz przypomina o terminie wniesienia zabezpieczenia i podpisania umowy. Decyzję o formie, kalkulację i ofertę zatwierdza Twój zespół. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie, a pełny podział planów znajdziesz w cenniku.
Dla kogo jest ten artykuł
Dla firm wykonawczych i dostawców, którzy startują w kilku postępowaniach rocznie i chcą wiedzieć, ile naprawdę kosztuje umowa, zanim złożą ofertę. Ten przegląd pomaga zwłaszcza przy zamówieniach budowlanych i drogowych, w których zabezpieczenie i rękojmia są długie.
Ile wynosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy?
Do 5 procent ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania. Zamawiający nie musi go żądać. Konkretny procent i podstawę naliczenia podaje SWZ oraz wzór umowy.
Kiedy zwracane jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy?
70 procent zamawiający zwraca w ciągu 30 dni od wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane. Pozostałe 30 procent wraca nie później niż w 15 dni po upływie okresu rękojmi za wady.
W jakiej formie można wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy?
W pieniądzu, poręczeniu lub gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, poręczeniach podmiotów prowadzących działalność poręczeniową albo wekslu z poręczeniem. Zamawiający wskazuje dopuszczone formy w SWZ.
Czy można zmienić formę zabezpieczenia w trakcie umowy?
Tak. Art. 452 ustawy Prawo zamówień publicznych pozwala zmienić formę na inną dopuszczoną, pod warunkiem że zabezpieczenie nie zostanie przerwane.
Sprawdź zabezpieczenie w SWZ przed ofertą
Prześlij SWZ do jednorazowego demo analizy SWZ. Do codziennego wyszukiwania postępowań i pracy zespołu nad dokumentami wybierz abonament w cenniku.